Вспоминаем бумажный архив как страшный сон, или Три истории о переходе на электронное хранение документов
smartmoney.oneСложно найти и легко потерять. Это точно иллюстрирует работу с бумажными документами, особенно если в компании их миллионы. В статье рассказываем, почему бумажные хранилища – это дико неудобно, небезопасно и экономически невыгодно, и показываем кейсы известных компаний, которые уже освободились от «плена» бумажных архивов.Многие компании в России ведут смешанный бумажно-электронный документооборот.Например, внутреннюю первичку оформляют в цифровом виде, но документы от поставщиков всё еще получают на бумаге.
Или наоборот, обмен с контрагентами организация ведет в ЭДО, но во внутренней деятельности по-прежнему «ходят» бумажки.Каким бы ни был гибридный документооборот, он неудобен и невыгоден:чтобы распечатать документ, сотрудник тратит свое рабочее время и бюджет компании, расходуя бумагу и краску в принтере;так как в организации используется и электронный оригинал, и его распечатанная копия, информация дублируется;чтобы гарантировать безопасное хранение документов на разных носителях, нужно приложить двойные усилия – выделить в офисе специальное помещение под бумажный архив и одновременно с этим организовать электронное хранилище, где будет поддерживаться юридическая значимость документов, созданных в цифровом виде.Другое дело, если хранилище электронное.Оно удобнее в работе, надежнее с точки зрения безопасности и обходится в разы дешевле.